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提高工作效率的方法有哪些(实战34种可以快速提高效率的管理措施)

woniu 资料 2022-05-12 06:04:36 4643 0

关于提高生产力的文章如汗牛充栋,但是能收到实际效果的寥寥无几。为什么?因为知易行难。很多文章只是讲大道理,并没有切实可行的方法举措。为此,关注技能发展的Danny Forest总结出来34个简单可行的效率提升之道,大部分马上就可以践行。你不妨去试试吧。原文发表在medium上,标题是:简单可行:30天之内提升效率的34个办法

几周前,一个朋友过来找我,因为他觉得自己的工作效率没有达到应有的水平。尽管国务我已经多次写过关于生产力的文章,但我并不想再把我过去写过的这方面的众多文章指给他看。

所以我就头脑风暴出一系列简单快捷的小窍门,目标是帮助他用不到一个月的时间实现效率的大幅提升。我教他看过一遍之后,他马上设法付诸实践了其中的了许多技巧。

然后我就在想,既然这个这对他有用的话,也许对更多人也是如此!

所以,如果他能行的话,我敢打赌对你也一样有用!

1.预定时间以外关闭通信

尽可能安排一段时间来回复所有对时间不敏感的消息。我自己会安排下午1点到2点之间的这段时间去回复我的电子邮件和大多数Slack消息。

2.将所有的当前活动都放进艾森豪威尔矩阵里面

好吧,这其实就是轻重缓急四大象限。如果你不熟悉这四个象限(紧急和重要,不紧急和重要,紧急但不重要,不紧急和不重要),建议你熟悉一下,好了解你的时间是怎么花掉的,以及应该如何度过你的时间。

3.用两倍的速度播放音视频

这需要一些时间来适应,但是一旦你可以用2倍的速度收听收看任何内容的话,就能节省很多的时间。有很多学习都是通过音频或视频进行的,因此你可以通过这种方式极大地加速你的学习。

4.把计算机鼠标/ 触控板调到最快速度

很多人都是用计算机来完成任务的。那就去学习用最快速度操作鼠标或触控板。光靠学会操纵最快速度的鼠标你每周就能节省好几个小时了。

5.要熟悉你使用的任何软件的所有键盘快捷键

就像上面一样,了解所有的键盘快捷键可以最大程度地减少你在鼠标和键盘之间来回移动的时间。同样,学会这个以后你每周也可以节省几个小时的时间。

6.安排好分心的时间

我们大家都会有分散注意力的活动。我沉迷于数据检查(不同项目的数据)。现在一天只检查一次。

7.没有人在身边的时候开展生产性活动

分心可能是生产效率的最大杀手。当你确定自己不会分心时,去做重要的事情。对我来说,我不会分心的时间是早上很早的时候。

8.在最恰当的时间做最恰当的事

根据《Power of When》,不同类型的人从事不同类型的活动均有自己的最佳时刻。你要了解你的最佳时刻。

9.提前一周做计划

尽量避免在不知不觉中开始新的一周。在一周期间要有意识地了解自己怎么才能最好地度过每一天。

10.把所有事情分解成至多15–25分钟的任务块

每当你要完成一项似乎十分艰巨的任务时,请把它分解成更易于管理的大小,每项的用时大约需要15至25分钟。

11.将你的小胜记录到“成功”日记里面

每当你遇到什么好事情时,请把它记录到日后可以重新找到的地方。承认自己的成就会让你感觉获得了回报,而当你感觉不好时,你总可以从过去发生在自己身上的美好事情上找回振作的力量。

12.要有月度目标

就像酝酿新年愿望一样思考自己每个月的目标。一个月之内你想实现什么,这可以让你的生活变得更好。完成月度目标的动力要比年度目标大得多。

13.先做一两件简单任务来开启你高效的一天

没人有动力先去做超级艰巨的任务。完成小任务可以让你有精神去做将来的任务。于是就有了下一条…

14.接下来做最艰巨的任务

积攒出那些精神之后,现在是时候去执行你最复杂的任务了。如果那天你其他任何事情都没做,至少你干掉了最难的一件!

15.用合适的音量播放合适的音乐

我知道这一条并非人人适用,但是尝试合适的音量播放合适的音乐能让你进入心流的状态。这不仅适用于工作,也适用于其他有趣的活动和琐事。

16.学会有效的打盹

小睡是一项需要练习的技能。我大概用了2年的时间才掌握技巧。有效的打盹是指小睡10到20分钟。我会在放松的音乐声中小憩一下,我给自己设了25分钟的闹钟。由于我一般需要10到15分钟才能入睡,所以我午睡的时间是10到15分钟。超过20分钟会打乱你的节奏。

17.坚持不懈是关键

做永远更好,哪怕只是做了一点。无所作为会滋生更多的碌碌无为。要坚持不懈地做下去,形成势头!

18. 要负责任

找某人或某个东西来督促你完成自己想实现的事情。找个伙伴。公开你的目标。

19.所有学习都要记笔记,大量的笔记

如果没有参考材料的话,没有人能记住所有事情。无论你正在学习什么,都要记笔记。哪怕只是做笔记的动作也会让你记住东西。

20.回答这个问题:“你为什么要做现在做的事情?”

这是所有问题里面最难的一个题。一旦你想清楚这个问题的答案,你就能够保持言行一致。彼得· 德鲁克说:“没有任何一份高效完成的工作是无用的,否则意味着那是根本不应该做的事。。”

21.记录你的想法

要学会把自己想到的一切都写到日记里面。这会让你活得更透彻。

22.了解并使用帕累托原则(80/20规则)

做20%的工作可得到80%的结果。一头扎进一项耗时的工作之前先认真考虑一下前面那句话。

23.设立好自己的早晚例程

早上要为当天调整好你的情绪。晚上会影响你的睡眠质量和潜意识。这两者都至关重要。

24.跟踪自己的时间是怎么消耗的

大多数人都不知道自己的时间花到哪儿去了。不妨抽出一周的时间,分析你每天度过的每一分钟,然后你就会意识到自己究竟有多么的浪费时间。办法可以在计算机上用RescueTime 之类的工具。

25.走路要快

疾走既有益于健康,又可能让你更快到达目的地。一旦习惯,它就会像漫步令人沉思冥想和享受其中。

26.步行/上下班时收听播客或有声读物

随时随地接受免费教育!任何你可能感兴趣的主题都有成千上万的出色播客和有声读物可以收听。利用通勤时间去被动学习。别忘了,要用2倍的速度去收听!

27.学会说“不”

说“不”要比说“是”容易得多。这个列表可以帮助到你。

28.利用早上和晚上的时间用于个人成长

多数人在刚醒来的时候最有创造力。可以用这段时间去学习新技能。你的大脑会在你睡觉的时候消化你喂给它的东西。所以,入睡前,先用你最希望记住的东西喂饱它。

29.用冥想来进行上下文切换

学会冥想,在不同的活动之间进行冥想。比方说,在工作之前和/或之后。

30.睡醒后先锻炼一下

至少花10分钟的时间进行体育锻炼,好“激活”你的肌肉。

31.早上9点到晚上9点之间把手机设成飞行模式

不要被动,要主动。把这12小时设成你自己的时间。根据你的偏好来定制好时间。

32.完成比完美更重要

在大多数情况下,在“盲目地”一顿操作猛如虎之前,最好先准备点东西出来看看反馈再说。

33.睡觉前看点令人振奋的内容

再次地,睡前给大脑灌输什么东西至关重要。看些能让你振奋的东西,这样你第二天醒来就会精神百倍。

34.努力找到最佳的睡眠作息表

大家普遍认为每天要睡8小时采购。但这并不适合所有人。我们的生物钟周期为90分钟。我发现对我来说6小时(4个周期)或7.5小时(5个周期)效果最佳。如果我睡了8个小时,我会在生物钟周期的中间醒来,这太可怕了。要尽量找到你的最佳选择。

结论

我希望这里面的一些技巧能对你有用。归根结底,要想有效率,就意味着要充分利用好一天的24小时。上述技巧应该可以帮助到你。

相信我,你可以做到的!

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